Alles easy – Neues Rechnungsportal macht’s möglich

Angesichts der breiten Palette an Leistungen für die Schifffahrt, die Sartori & Berger anbietet, ist es nicht verwunderlich, dass das Unternehmen über ein hohes Aufkommen an sehr heterogenen Rechnungen verfügt. Bisher wurden diese in allen Abteilungen verschiedener Unternehmensstandorte individuell und lokal in Excel erfasst, teils als PDF generiert, oft aber noch auf Papier
gedruckt, und versendet. Immer deutlicher zeichnete sich jedoch ab, dass eine Standard-Software auf Dauer nicht geeignet ist: So war die Komplexität der Rechnungen zunehmend gewachsen und die z. B. steuerrechtlichen Anforderungen und der Aufwand für die Überprüfung und Korrektur der Rechnungen gestiegen. Unterschiedliche Anforderungen und Layouts mit einheitlichen und zentralen Vorgaben konnten mit einer Standard-Software nicht realisiert werden.

Daher strebte Sartori & Berger eine individuelle Lösung an und beauftragte Consist mit der Entwicklung eines neuen Rechnungsportals. Dieses sollte auf die speziellen Workflows und Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sein. Hierbei verfolgte der Dienstleister das Ziel, seinen Mitarbeitenden ein universell einsetzbares Tool bereitzustellen, mit dem sie standortübergreifend Rechnungen nach einheitlichen Vorgaben auf einfache Art und Weise erstellen, final kontrollieren, elektronisch versenden und dokumentenecht archivieren können. Dies verbessert die Arbeitsabläufe und beinhaltet einen weiteren wesentlichen Schritt in Richtung Digitalisierung. Dazu zählen u. a. Vorteile wie die elektronische Bearbeitung, die Möglichkeit zur Rechnungserstellung auch aus dem Homeoffice, eine flexible Darstellung durch variable Eingabemöglichkeiten und die Nachverfolgbarkeit der erstellten Belege und globale Zugriffsmöglichkeiten auf die Rechnungen und Anlagen.

Für die Projektdurchführung wählte Consist eine agile Vorgehensweise. In Zwei-Wochen-Sprints und unter aktiver Beteiligung von Sartori & Berger entwickelte Consist das maßgeschneiderte, benutzerfreundliche Rechnungsportal namens easy desk.

• Entwicklung eines an die speziellen Geschäftsanforderungen angepassten und abteilungsübergreifenden Rechnungsportals
• Einheitliche, vereinfachte und kontrollierte Rechnungserstellung inkl. digitalem Versand, Integration in die Buchhaltung und elektronischer Archivierung

• Der Vielfalt des Kundenportfolios entsprechende, sehr individuelle Anforderungen an ein einheitliches Rechnungsportal
• Ermöglichen einer homogenen und strukturierten Rechnungserstellung mit Kontrollfunktion
• Geringhalten von Aufwand bei Korrekturen
• Einfacher Versandprozess

• Entwicklung eines an die individuellen Bedürfnisse von Sartori & Berger zugeschnittenen Rechnungsportals
• Agile Projektdurchführung in Zwei-Wochen-Sprints mit Sartori & Berger als Product Owner
• Technologische Ausgestaltung:
  • Backend: Spring Boot, Apache FOP (Library) für die PDF-Generierung, Liquibase (Library) für das Datenbank-Management
  • Frontend: Angular 11, Angular Material Design (CSS/UI-Komponenten-Library)

• Erfolgreiche gemeinsame Projekte in der Vergangenheit
• Erfolgreiche und vertrauensvolle Zusammenarbeit, Know-how der Fachlichkeit
• Agiles Vorgehensmodell
  • Aktive Beteiligung von Sartori & Berger an den Entwicklungsthemen
  • Kreative, (kosten)transparente und kundenorientierte Umsetzung der Anforderungen

Effizienz- und Effektivitätssteigerung im Rechnungswesen resultierend aus

• Aufwandsreduktion durch
  • einfache Strukturen im Rechnungsformular
  • Verringerung nachträglicher Korrekturen und Stornos
  • automatisierten Versand und Übergabe ins digitale Archiv
  • vereinfachte Übergabe in den Buchhaltungs-Workflow
• Qualitätssteigerung durch
  • verpflichtende Prüfung und Freigabe (aller Rechnungen und Gutschriften) vor dem Versand
  • einheitliches, optisch ansprechendes Layout